Quy chế làm việc và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017

QUY CHẾ LÀM VIỆC VÀ BIỂU QUYẾT

 TẠI ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2017

 CÔNG TY CỔ PHẦN VIGLACERA HÀ NỘI

Căn cứ:

- Luật Doanh nghiệp của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành;

- Điều lệ Công ty cổ phần Viglacera Hà Nội

Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2017 của Công ty cổ phần Viglacera Hà Nội được tổ chức và thực hiện theo Quy chế làm việc sau đây:

Điều 1. Cổ đông tham dự Đại hội đồng cổ đông

1.   Các cổ đông của Công ty đều có quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông Công ty cổ phần Viglacera Hà Nội;

2.   Cổ đông và/hoặc đại diện theo ủy quyền có mặt đúng thời gian quy định và làm thủ tục đăng ký với Ban tổ chức Đại hội trước khi vào phòng họp Đại hội;

3.  Cổ đông và đại diện cổ đông đến muộn vẫn có quyền đăng ký tham dự Đại hội và tham gia biểu quyết các vấn đề tiếp theo của Đại hội. Đại hội không có trách nhiệm dừng và biểu quyết lại các vấn đề đã thông qua;

4.   Trong thời gian diễn ra Đại hội, các cổ đông phải tuân thủ theo sự hướng dẫn của Đoàn Chủ tịch, ứng xử văn minh, lịch sự và giữ trật tự;

5.   Các cổ đông phải giữ bí mật, thực hiện đúng chế độ sử dụng và bảo quản tài liệu, không sao chép, ghi âm đưa cho người ngoài Đại hội khi chưa được Đoàn Chủ tịch cho phép;

6.   Người được ủy quyền tham dự Đại hội không được ủy quyền lại cho người thứ ba tham dự Đại hội.

Điều 2. Đoàn Chủ tịch Đại hội

1.   Đoàn Chủ tịch Đại hội gồm 03 người: 01 Chủ tịch và 02 thành viên. Chủ tịch Hội đồng quản trị là Chủ tịch Đoàn Chủ tịch và là Chủ tọa Đại hội. Chủ toạ Đại hội giới thiệu các thành viên của Đoàn Chủ tịch Đại hội. Đoàn Chủ tịch điều hành công việc của Đại hội theo nội dung, chương trình được Đại hội thông qua.

2.   Nhiệm vụ của Đoàn Chủ tịch:

a.      Điều hành các hoạt động của Đại hội đồng cổ đông Công ty theo chương trình đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua;

b.      Hướng dẫn các đại biểu và Đại hội thảo luận các nội dung có trong chương trình;

c.      Trình dự thảo, kết luận những vấn đề cần thiết để Đại hội biểu quyết;

d.      Trả lời những vấn đề do cổ đông yêu cầu.

e.      Giải quyết các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình Đại hội.

3.   Nguyên tắc làm việc của Đoàn Chủ tịch: Đoàn Chủ tịch làm việc theo nguyên tắc tập thể, tập trung dân chủ, quyết định theo đa số.

Điều 3. Đoàn thư ký Đại hội

1.   Đoàn thư ký của Đại hội gồm 02 người do Chủ toạ Đại hội giới thiệu và được Đại hội thông qua. Đoàn thư ký chịu trách nhiệm trước Đoàn Chủ tịch, Đại hội đồng cổ đông về nhiệm vụ của mình và dưới sự điều hành của Đoàn Chủ tịch.

2.   Nhiệm vụ của Đoàn thư ký:

a.      Giúp Đoàn Chủ tịch kiểm tra tư cách của cổ đông và đại diện cổ đông dự họp (khi cần thiết);

b.      Hỗ trợ Đoàn Chủ tịch công bố dự thảo các văn kiện, kết luận, Nghị quyết của Đại hội và thông báo của Đoàn Chủ tịch gửi đến các cổ đông khi được yêu cầu;

c.      Tiếp nhận, rà soát phiếu đăng ký phát biểu các ý kiến của các cổ đông, chuyển Đoàn Chủ tịch quyết định.

d.      Ghi chép đầy đủ trung thực toàn bộ nội dung diễn biến Đại hội và các vấn đề đã được các cổ đông thông qua hoặc còn lưu ý vào Biên bản  họp Đại hội;

e.      Soạn thảo Nghị quyết về các vấn đề được thông qua tại Đại hội.

Điều 4. Ban thẩm tra tư cách cổ đông

1.   Ban thẩm tra tư cách cổ đông của Đại hội gồm 03 người và có sự hỗ trợ của Tổ chức Tư vấn tổ chức đại hội cổ đông. Ban thẩm tra tư cách cổ đông chịu trách nhiệm trước Đoàn Chủ tịch, Đại hội đồng cổ đông về nhiệm vụ của mình.

2.   Nhiệm vụ của Ban thẩm tra tư cách cổ đông

      Ban thẩm tra tư cách cổ đông của Đại hội có trách nhiệm kiểm tra tư cách và tình hình cổ đông, đại diện cổ đông đến dự họp.

      Trưởng ban thẩm tra tư cách cổ đông báo cáo với Đại hội đồng cổ đông tình hình cổ đông dự họp. Nếu cuộc họp có đủ số lượng cổ đông có quyền dự họp đại diện ít nhất 65% số cổ phần có quyền biểu quyết tham dự thì cuộc họp Đại hội đồng cổ đông Công ty được tổ chức tiến hành.

Điều 5. Ban kiểm phiếu

1.   Ban kiểm phiếu của Đại hội gồm 03 người: 01 Trưởng ban và 02 thành viên do Chủ tọa Đại hội giới thiệu và được Đại hội thông qua.

2.   Nhiệm vụ của Ban kiểm phiếu

-     Điều hành và xác định chính xác kết quả biểu quyết về từng nội dung cần  biểu quyết tại Đại hội;

-     Nhanh chóng thông báo kết quả biểu quyết cho thư ký;

-     Xem xét và báo cáo Đại hội những trường hợp vi phạm thể lệ biểu quyết hoặc đơn thư khiếu nại về kết quả biểu biểu quyết;

-    Điều hành việc bầu cử tại Đại hội và công bố kết quả bầu cử.

-    Ban kiểm phiếu phải lập Biên bản kiểm phiếu và chịu trách nhiệm trước Đoàn Chủ tịch, Đại hội đồng cổ đông khi thực hiện nhiệm vụ của mình.

Điều 6. Thảo luận tại Đại hội:

1.   Nguyên tắc:

-     Việc thảo luận chỉ được thực hiện trong thời gian quy định và thuộc phạm vi các nội dung trong chương trình Đại hội đồng cổ đông;

-     Cổ đông có ý kiến thảo luận đăng ký nội dung vào Phiếu đặt câu hỏi và chuyển cho thư ký Đại hội;

-     Thư ký Đại hội sẽ sắp xếp các Phiếu đặt câu hỏi của cổ đông theo thứ tự đăng ký và chuyển lên cho Đoàn chủ tịch;

-     Cổ đông khi cần phát biểu hoặc tranh luận thì giơ tay, chỉ khi được Đoàn Chủ tịch nhất trí mới được phát biểu. Mỗi cổ đông phát biểu không quá 03 phút, nội dung cần ngắn gọn, tránh trùng lặp.

2.   Giải đáp ý kiến của các cổ đông:

-     Trên cơ sở Phiếu đặt câu hỏi của cổ đông, Chủ tọa hoặc thành viên do Chủ tọa chỉ định sẽ giải đáp ý kiến của cổ đông;

-     Trường hợp do giới hạn về thời gian tổ chức, các câu hỏi chưa được trả lời trực tiếp tại Đại hội sẽ được Công ty trả lời trực tiếp bằng văn bản.

Điều 7. Biểu quyết thông qua các nội dung tại Đại hội

            Tất cả các vấn đề cần biểu quyết trong chương trình và nội dung của Đại hội đều phải được ĐHĐCĐ thảo luận và biểu quyết công khai theo hướng dẫn sau:

1.      Đối tượng thực hiện biểu quyết: Cổ đông sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết (theo danh sách cổ đông chốt ngày 27/02/2017) và người đại diện hợp pháp của cổ đông tham dự họp Đại hội đồng cổ đông.

2.      Hình thức biểu quyết:

a.      Các Báo cáo, Tờ trình được trình bày tại Đại hội sẽ được Đại hội đồng cổ đông biểu quyết thông qua bằng Phiếu biểu quyết.

b.      Những vấn đề khác tại Đại hội sẽ được thông qua bằng Thẻ biểu quyết.

3.      Phiếu biểu quyết:

a.      Phiếu biểu quyết được Ban tổ chức đại hội in và gửi trực tiếp cho cổ đông có quyền biểu quyết tại Đại hội (kèm theo bộ tài liệu Đại hội).

b.      Phiếu biểu quyết có ghi rõ Mã cổ đông, số cổ phần đại diện của cổ đông đó.

4.      Cách thức biểu quyết bằng Phiếu biểu quyết:

Đại biểu biểu quyết bằng cách lựa chọn các phương án: Tán thành, Không tán thành, Không có ý kiến cho từng nội dung Báo cáo, Tờ trình tại Đại hội, sau đó, bỏ phiếu vào hòm đã được Ban kiểm phiếu chuẩn bị sẵn.

5.      Thông báo kết quả biểu quyết: Sau khi hoàn thành biểu quyết tất cả các nội dung quy định, Ban kiểm phiếu sẽ tiến hành kiểm phiếu và Trưởng ban kiểm phiếu sẽ thông báo trước Đại hội về kết quả biểu quyết và chuyển kết quả biểu quyết cho Ban thư ký ghi vào Biên bản đại hội.

6.      Tỷ lệ tối thiểu cần đạt được khi biểu quyết

Các quyết định của Đại hội đồng cổ đông liên quan đến việc sửa đổi và bổ sung Điều lệ; loại cổ phiếu và số lượng cổ phiếu được chào bán; sáp nhập, tái tổ chức và giải thể công ty; giao dịch bán tài sản Công ty hoặc chi nhánh hoặc giao dịch mua do công ty hoặc các chi nhánh thực hiện có giá trị từ 50% trở lên tổng giá trị tài sản của Công ty và các chi nhánh của Công ty tính theo sổ sách kế toán đã được kiểm toán gần nhất sẽ chi được thông qua khi có từ 75% trở lên tổng số phiếu bầu các cổ đông có quyền biểu quyết có mặt trực tiếp hoặc thông qua đại diện ủy quyền có mặt tại Đại hội đồng cổ đông.

Các nghị quyết khác được thông qua khi được số cổ đông đại diện cho ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành.                                                                   

7.      Khiếu nại: Những khiếu nại về việc kiểm phiếu sẽ do Chủ toạ cuộc họp giải quyết và được ghi vào biên bản cuộc họp Đại hội cổ đông.

Điều 8. Nghị Quyết và Biên bản Đại hội đồng cổ đông

Biên bản Đại hội và Nghị quyết Đại hội phải được đọc và thông qua trước khi bế mạc Đại hội.

Điều 9. Thi hành Quy chế

Cổ đông, người đại diện theo ủy quyền tham dự Đại hội phải chấp hành nghiêm chỉnh Quy chế làm việc tại Đại hội đồng cổ đông. Cổ đông vi phạm Quy chế này thì tùy theo mức độ cụ thể Đoàn Chủ tịch sẽ xem xét và có hình thức xử lý theo Điều lệ Công ty và Luật Doanh nghiệp.

Quy chế này có hiệu lực ngay sau khi được Đại hội đồng cổ đông Công ty thông qua.                   

                T.M HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

              CHỦ TỊCH

                  (Đã ký)

              Nguyễn Minh Tuấn